Auszüge aus dem Controllingkonzept des Landkreises Unstrut-Hainich

Ziele und Aufgabenstellungen des Controlling

Der Unstrut-Hainich-Kreis hat sich im Zuge der Einführung eines neuen Steuerungsmodells für die Implementierung von "Controlling" ab dem Jahr 2001 entschieden. Dieser Entscheidung gingen die Forderungen der Politik und der Verwaltungsführung nach einer effizienten (wirtschaftlichen) und effektiven (zielgenauen) sowie bürgernahen Steuerung voraus. Aus dieser Forderung resultierten die folgenden Konsequenzen:

  • Der Unstrut-Hainich-Kreis benötigt einen Überblick über seine Produkte und Leistungen sowie die mit deren Erstellung verursachten Selbstkosten.
  • Der Zielerfüllungsgrad im Unstrut-Hainich-Kreis muss bestimmt werden.
  • Die zu erbringenden Produkte und Leistungen sind nach gewissen "Standards" (d. h. nach Menge, Qualität, Zielgruppe usw.) zu beschreiben.

Die Notwendigkeit eines Steuerungsinstrumentariums, welches der Verwaltungsführung eine systematische Planung kommunaler Leistungen einschließlich der dazu notwendigen Ressourcenverbräuche ermöglicht und gleichzeitig den Leistungsvollzug nach ebenso systematischen Grundsätzen überprüft (= Kontrolle des Zielerfüllungsgrades), lässt sich aus der Forderung nach einer Dezentralen Ressourcenverantwortung ableiten.

Neben der Verwaltungsspitze erhalten - im Zuge der Zusammenführung von Fach- und Ressourcenverantwortung - auch die Fachbereiche Managementkompetenzen. Damit beide ihre Führungsaufgaben adäquat wahrnehmen können, sind sie auf ein Informationsversorgungssystem angewiesen, welches ihnen entscheidungsrelevante Informationen zur Verfügung stellt.

Demzufolge wird im Unstrut-Hainich-Kreis dem Controlling das Ziel gestellt, die Verwaltungsführung durch eine permanente Informationsversorgung und Informationsauswertung in die Lage zu versetzen, die von der Verwaltung angebotenen Leistungen - unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben und der Bedürfnisse der Bürger - effektiv sowie effizient zu erbringen.

Die Controller besitzen somit die "Transparenzverantwortung", die Verwaltungsführung dagegen weiterhin die "Entscheidungsverantwortung" in der Verwaltung.

Infolgedessen obliegen dem Controller die Aufgaben,

  • den Informationsbedarf der Verwaltungsführung zu ermitteln (z. B. durch Befragung des Informationsempfängers),
  • die Information gemäß dem Informationsbedarf zu beschaffen und aufzubereiten (Kosten- und Leistungsrechnung) sowie
  • die für die Verwaltungsführung relevanten Steuerungsinformationen zu übermitteln (Berichtswesen).

Grundlage für das Controlling ist der Soll-(Plan-)Ist-Vergleich. Durch das Ermitteln von Differenzen zwischen dem tatsächlichen Ist - Ergebnissen und den geplanten Vorgaben, durch die Analyse der evtl. dafür verantwortlichen Abweichungsursachen sowie durch die Entwicklung und Beurteilung von Handlungsalternativen soll die Verwaltungsführung in die Lage versetzt werden, den Unstrut-Hainich-Kreis derart zu steuern, dass die angestrebten Ziele erreicht werden.

Maßnahmen und schrittweise Umsetzung der Ziele

Erste Erfahrungen zur Produktbildung und Budgetierung wurden in den Jahren 1995 bis 2000 in den einzelnen Pilotprojekten im Bereich Umwelt, Straßenverkehr und der Volkshochschule gesammelt.

Unter Berücksichtigung der gesammelten Erfahrungen und der Einsicht, dass es sich um einen dynamischen Prozess handelt, welcher sich fortlaufend weiterentwickelt, ergaben sich die folgenden zwei "Implementierungsregeln":

  • Fehler sind dazu da, um aus ihnen zu lernen,
  • Bei der Implementierung nur keine Ungeduld aufkommen lassen.

Die zum Aufbau des Controllings erforderlichen Maßnahmen werden unter Einbeziehung dieser Regeln im Unstrut-Hainich-Kreises in den folgenden Schritten umgesetzt:

  • 1. Schritt: Erfassung und Definition von Produkten und Leistungen,
  • 2. Schritt: Aufbau eines Kennzahlensystems,
  • 3. Schritt: Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung,
  • 4. Schritt: Budgetierung und Zielvereinbarung,
  • 5. Schritt: Aufbau eines Berichtswesens,
  • 6. Schritt: Erstellen eines Ergebnisorientierten Haushalts.

Anhand dieser Schritte erfolgte im Unstrut-Hainich-Kreis Anfang des Jahres 2001 eine flächendeckende Produktbeschreibung und der Aufbau eines Kennzahlensystems. Unmittelbar daran anschließend wurde zunächst in Pilotbereichen (Fachdienste Gewerbe, Liegenschaften, Hilfe in besonderen Lebenslagen, Teilen der Schulverwaltung sowie Wasser, Immissionsschutz, Naturschutz und Abfall) mit der schrittweisen Einführung von Instrumenten des Controllingbereichs insbesondere mit der Kosten-Leistungsrechnung begonnen.

Durch die Umsetzung der ständig erworbenen Erkenntnisse aus den Pilotprojekten war es uns bereits im Jahre 2003 möglich, eine flächendeckende Kosten-Leistungsrechnung einzuführen und somit die erforderlichen Controllinggrundlagen zu schaffen.

Nähere Informationen erhalten Sie aus unserem Controllingkonzept, welches wir auf Anfrage zur Verfügung stellen können.

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